Vijf tips voor een goede aanbiedingsbrief

Heb je net een 10 pagina’s projectplan geschreven, je dekkingsplan geperfectioneerd, en een stapel formulieren ingevuld, komt er nog een tekst aan: de aanbiedingsbrief. Een korte brief aan het fonds ter introductie van je project. Ohw hoe verleidelijk is het dan om de inleiding van je projectplan te copy-pasten. En tegelijkertijd is dat zo zonde. Een aanbiedingsbrief biedt je (naast de verplichte hoofdstukken van je projectplan) namelijk volledige vrijheid om je verhaal toe te lichten vanuit jouw perspectief. Ga dus toch maar weer even terug achter je toetsenbord. Wij helpen je vast op weg.

1. Maak het persoonlijk

Zorg ervoor dat de aanbiedingsbrief altijd geschreven wordt door de persoon die het project bedacht heeft of de inhoudelijke motor is achter het geheel. (Vaak ben jij dat dus.) Iemand anders kan altijd nog een spellingscheck doen, het gaat om jouw verhaal. Op dit A4tje heb jij de vrijheid om te vertellen wat jij wil vertellen; hoe je op dit idee kwam, waarom je dit zo graag wil doen en waarom de wereld (of in ieder geval jouw wereld) veranderd is.

2. Maak het persoonlijk voor het fonds

Vertel niet alleen je eigen persoonlijke verhaal, leg ook uit aan het fonds waarom je dit geld specifiek aan hen vraagt. Hoe ben je bij het fonds terechtgekomen, waarom vraag je bij hen aan, hoe past het volgens jou bij hun activiteiten? Of, wat maakt het fonds bij toekenning precies mogelijk? Welk stukje van de puzzel leggen zij?

3. Nieuwe informatie

Je projectplan, de ingevulde formulieren, je verhaal vertel je vaak in een behoorlijk strak stramien. Pas op dat je in je brief niet in herhaling valt. Dit is juist het moment om dat stramien even los te laten. Je hebt een heel A4 de vrijheid te vertellen wat ergens anders niet past. Maak daar gebruik van. Maar…

4. Houd het kort en bondig

Ga niet een nieuw projectplan schrijven. De aanbiedingsbrief is de persoonlijke noot in het geheel, een moment om je stem te laten doorklinken. Houd dat vooral kort en bondig. Een A4 is meer dan genoeg, en zelfs dat papier hoeft niet helemaal gevuld, want…

5. Enthousiasmeer

… In vervolg op punt 4: ga niet eindeloos uitleggen, maar enthousiasmeer. Realiseer je dat je brief niet ‘ergens bij het fonds’ terechtkomt, maar bij een persoon. Iemand met een stapel plannen op zijn of haar bureau. Het hoofddoel van de brief is dat je deze persoon enthousiast maakt je plannen te gaan lezen. De wijze waarop je dat doet is vrij, maar probeer er met je brief voor te zorgen dat hij of zij denkt: “ha, ik ga nu eerst even een kopje thee zetten, want dit plan wil ik even fris en met extra aandacht lezen.”